Privacybeleid

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Northlight Reputation Ltd (“wij”, “ons”) verzamelt wanneer u northlightreputation.com gebruikt of ons als klant inschakelt, waarom we die verzamelen, wat we ermee doen, en welke rechten u erover heeft. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor die informatie.

Wat we verzamelen

Informatie die u ons geeft

Gegevens bij uw aanvraag. Uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, de reviewprofiel-link die u ons stuurt, en alles wat u in het berichtveld van onze formulieren schrijft.
Telefoonnummer (optioneel). Als u ervoor kiest er een op een formulier in te vullen. Het formulier vermeldt dat u daarmee instemt dat wij u over uw aanvraag mogen bellen of berichten. Zie Telefoongesprekken en berichten hieronder.
Dossiermateriaal. Wordt u klant, dan al het materiaal dat u kiest te delen zodat we aan uw zaak kunnen werken — ordernummers, correspondentie, screenshots en vergelijkbare stukken.
Correspondentie. E-mails en berichten die met ons zijn uitgewisseld, bewaard zodat we een vastlegging hebben van wat is afgesproken.
Facturatiegegevens. Bedrijfsgegevens en factuuradressen die nodig zijn om een factuur op te stellen. Kaartbetalingen worden, waar van toepassing, afgehandeld door onze betaalprovider en wij slaan geen kaartnummers op.

Automatisch verzamelde informatie

Technische gegevens. IP-adres, browsertype, apparaattype, verwijzende pagina en de pagina's die u bezoekt, verzameld via serverlogs en, met uw toestemming, analytische cookies.
Cookies. Beschreven in ons cookiebeleid. Analytische cookies worden alleen geplaatst als u toestemming geeft.

Informatie uit openbare bronnen

Wanneer u ons inschakelt, omvat ons werk noodzakelijkerwijs het beoordelen van openbaar beschikbaar materiaal op reviewplatforms — de inhoud van reviews, openbare schermnamen van reviewers en openbare accountactiviteit. We verzamelen alleen wat nodig is om uw zaak te beoordelen en te behandelen, en we bouwen geen profielen van personen op buiten dat doel.

Waarvoor we het gebruiken, en onze rechtsgrond

Doel	Rechtsgrond
Reageren op uw aanvraag en een gratis scan opstellen	Gerechtvaardigd belang — reageren op een verzoek dat u ons deed
Onze diensten leveren zodra u klant bent	Uitvoering van een overeenkomst
Facturen opstellen en financiële administratie voeren	Wettelijke verplichting, en uitvoering van een overeenkomst
Verwijderzaken beoordelen en behandelen	Gerechtvaardigd belang — het leveren van de dienst waarvoor u ons heeft ingeschakeld
U bellen of berichten op een nummer dat u ons gaf, over uw aanvraag en de diensten waarnaar u vroeg	Toestemming — gegeven wanneer u ervoor kiest een telefoonnummer in te vullen naast de melding op het formulier; u kunt die te allen tijde intrekken
Onze website verbeteren via statistieken	Toestemming
Beveiliging, fraudepreventie en het beschikbaar houden van de site	Gerechtvaardigd belang

Waar we ons op gerechtvaardigd belang baseren, hebben we afgewogen of dat belang moet wijken voor uw rechten, en op verzoek lichten we die afweging toe.

Telefoongesprekken en berichten

U hoeft ons nooit een telefoonnummer te geven. Onze formulieren werken met alleen een e-mailadres, en de meeste aanvragen worden schriftelijk beantwoord.

Geeft u ons wél een nummer, dan vermeldt het formulier dat u daarmee instemt dat Northlight Reputation u daarop mag bellen of berichten over uw aanvraag en de diensten waarnaar u heeft gevraagd. Het invullen van het nummer is uw toestemming. We bellen u nergens anders over, we bellen geen nummers die we niet op deze manier hebben gekregen, en we kopen, huren of cold-callen geen nummerlijsten.

Waarvoor we het nummer gebruiken. Vragen beantwoorden over de gratis scan, uw zaak bespreken, en details met u afstemmen terwijl een zaak loopt.
Wanneer we bellen. Tijdens kantooruren (VK), vanaf een Brits nummer. Heeft u liever WhatsApp of e-mail, zeg het en we schakelen om.
Hoe we bellen. Gesprekken lopen via een cloudtelefonie-aanbieder die als onze verwerker optreedt. Gesprekken worden niet opgenomen, tenzij we dat aan het begin van het gesprek zeggen en u instemt.
Toestemming intrekken. Zeg het tegen de beller, antwoord “stop” op een bericht, of mail info@northlightreputation.com. We stoppen direct met bellen; het heeft geen gevolgen voor uw aanvraag of uw zaak.
Hoe lang we het nummer bewaren. Samen met de rest van uw aanvraag: tot 12 maanden als u geen klant wordt, en voor de duur van de opdracht plus 6 jaar als u dat wel wordt.

Marketing

We verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen marketing. Sturen we u iets anders dan een direct antwoord op uw aanvraag, dan is dat omdat u erom vroeg, en elk bericht bevat een afmeldlink van één klik.

We delen persoonsgegevens alleen waar nodig, en alleen met:

Dienstverleners die onze site hosten, onze e-mail verzorgen, onze formulieren tegen spam beschermen (Google reCAPTCHA), bijhouden welke marketing u bij ons bracht (WhatConverts, met uw toestemming) en onze bestanden opslaan — handelend op onze instructies, onder contract.
Reviewplatforms, waar het indienen van een melding namens u dat vereist — en alleen het materiaal dat voor die melding nodig is.
Professionele adviseurs zoals accountants en advocaten, waar werkelijk vereist.
Autoriteiten, waar we wettelijk verplicht zijn tot verstrekking.

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten het VK en de EER. Waar gegevens internationaal worden doorgegeven, steunen we op passende waarborgen, zoals Britse International Data Transfer Agreements of de gelijkwaardige standaardcontractbepalingen.

Hoe lang we gegevens bewaren

Aanvragen die geen zaak worden: tot 12 maanden, daarna verwijderd.
Klantdossiers: voor de duur van de opdracht en 6 jaar daarna, zodat we kunnen aantonen wat er is gedaan als een kwestie opnieuw speelt.
Financiële administratie: 6 jaar, zoals de Britse belastingwetgeving vereist.
Websitestatistieken: maximaal 26 maanden.

Uw rechten

Onder de Britse gegevensbeschermingswetgeving heeft u het recht om:

Te weten welke persoonsgegevens we over u bewaren en daar een kopie van te ontvangen
Onjuiste gegevens te laten corrigeren
Uw gegevens te laten wissen, waar er geen zwaarder wegende reden is om ze te bewaren
Onze verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, inclusief profilering
Uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen
Toestemming op elk moment in te trekken, waar toestemming de grond is waarop we ons baseren

Om een van deze rechten uit te oefenen, mailt u info@northlightreputation.com. We reageren binnen één maand. Er zijn geen kosten, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Bent u ontevreden over hoe we met uw gegevens zijn omgegaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Information Commissioner's Office via ico.org.uk — al stellen we het op prijs als we het eerst zelf mogen rechtzetten.

Beveiliging

We gebruiken toegangscontroles, versleutelde verzending en versleutelde opslag, en we beperken de toegang tot dossiermateriaal tot de mensen die aan die zaak werken. Geen enkel systeem is perfect veilig, maar we nemen dit serieus en informeren u direct als een datalek uw gegevens raakt.

Kinderen

Onze diensten zijn voor bedrijven. We verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de 18.

Wijzigingen in dit beleid

Wijzigen we dit beleid, dan werken we de datum bovenaan deze pagina bij. Wezenlijke wijzigingen die raken aan hoe we gegevens gebruiken die u ons al heeft gegeven, melden we u rechtstreeks.

Contact opnemen

Voor vragen over dit beleid, of om uw rechten uit te oefenen, schrijft u ons via info@northlightreputation.com of per post:

Northlight Reputation Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
Verenigd Koninkrijk

Geregistreerd in Engeland & Wales, bedrijfsnummer 16428871.