Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles Northlight Reputation Ltd (« nous ») collecte lorsque vous utilisez northlightreputation.com ou nous mandatez comme client, pourquoi nous les collectons, ce que nous en faisons, et les droits que vous détenez sur elles. Nous sommes le responsable du traitement de ces informations.

Ce que nous collectons

Les informations que vous nous donnez

• Données de demande. Votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre entreprise, le lien du profil d'avis que vous nous envoyez, et ce que vous écrivez dans le champ message de nos formulaires.
• Numéro de téléphone (facultatif). Si vous choisissez d'en donner un dans un formulaire. Le formulaire vous indique qu'en le faisant, vous acceptez que nous puissions vous appeler ou vous écrire au sujet de votre demande. Voir Appels et messages ci-dessous.
• Pièces du dossier. Si vous devenez client, tout élément que vous choisissez de partager pour que nous travaillions sur votre dossier — références de commande, correspondances, captures d'écran et documents similaires.
• Correspondance. Les e-mails et messages échangés avec nous, conservés pour garder trace de ce qui a été convenu.
• Données de facturation. Les coordonnées d'entreprise et adresses de facturation nécessaires à l'émission d'une facture. Les paiements par carte, le cas échéant, sont traités par notre prestataire de paiement et nous ne stockons pas de numéros de carte.

Les informations collectées automatiquement

• Données techniques. Adresse IP, type de navigateur, type d'appareil, page de provenance et pages visitées, collectées via les journaux du serveur et, avec votre consentement, des cookies d'analyse.
• Cookies. Décrits dans notre politique de cookies. Les cookies d'analyse ne sont déposés qu'avec votre consentement.

Les informations issues de sources publiques

Quand vous nous mandatez, notre travail implique nécessairement d'examiner des éléments publiquement accessibles sur les plateformes d'avis — le contenu des avis, les noms d'affichage publics des auteurs et l'activité publique des comptes. Nous ne collectons que le nécessaire pour évaluer et mener votre dossier, et nous ne constituons pas de profils d'individus au-delà de cette finalité.

Pourquoi nous les utilisons, et notre base légale

Lorsque nous invoquons l'intérêt légitime, nous avons vérifié que vos droits ne prévalent pas sur ces intérêts, et nous vous expliquerons notre raisonnement sur demande.

Appels et messages

Vous n'avez jamais à nous donner de numéro de téléphone. Nos formulaires fonctionnent avec une simple adresse e-mail, et la plupart des demandes reçoivent une réponse écrite.

Si vous nous donnez un numéro, le formulaire vous indique qu'en le faisant, vous acceptez que Northlight Reputation puisse vous y appeler ou vous y écrire au sujet de votre demande et des services demandés. Saisir le numéro vaut consentement. Nous ne vous appellerons pour rien d'autre, nous n'appelons pas de numéros reçus autrement, et nous n'achetons, ne louons ni ne démarchons à froid des listes de numéros.

• À quoi sert le numéro. Répondre aux questions sur l'analyse gratuite, discuter de votre dossier et confirmer des détails avec vous pendant qu'un dossier est en cours.
• Quand nous appelons. Aux heures ouvrées (Royaume-Uni), depuis un numéro britannique. Si vous préférez WhatsApp ou l'e-mail, dites-le et nous changeons.
• Comment nous appelons. Les appels passent par un opérateur de téléphonie cloud agissant comme notre sous-traitant. Les appels ne sont pas enregistrés, sauf si nous vous le disons en début d'appel et que vous acceptez.
• Retirer votre consentement. Dites-le à votre interlocuteur, répondez « stop » à tout message, ou écrivez à info@northlightreputation.com. Nous cessons d'appeler immédiatement ; cela n'affecte ni votre demande ni votre dossier.
• Combien de temps nous gardons le numéro. Avec le reste de votre demande : jusqu'à 12 mois si vous ne devenez pas client, et pour la durée du mandat plus 6 ans si vous le devenez.

Marketing

Nous ne vendons pas vos données et ne les partageons pas avec des tiers pour leur propre marketing. Si nous vous envoyons autre chose qu'une réponse directe à votre demande, c'est que vous l'aurez demandé, et chaque message contiendra un lien de désinscription en un clic.

Avec qui nous les partageons

Nous ne partageons des données personnelles que lorsque c'est nécessaire, et uniquement avec :

• Des prestataires de services qui hébergent notre site, acheminent nos e-mails, protègent nos formulaires du spam (Google reCAPTCHA), identifient quel marketing vous a conduit à nous (WhatConverts, avec votre consentement) et stockent nos fichiers, agissant sur nos instructions et sous contrat.
• Les plateformes d'avis, lorsque le dépôt d'un signalement en votre nom l'exige — et uniquement les éléments nécessaires à ce signalement.
• Des conseillers professionnels tels que comptables et avocats, lorsque c'est réellement nécessaire.
• Les autorités, lorsque la loi nous oblige à divulguer.

Certains de nos prestataires sont établis hors du Royaume-Uni et de l'EEE. Lorsque des données sont transférées à l'international, nous nous appuyons sur des garanties appropriées, telles que les International Data Transfer Agreements britanniques ou les clauses contractuelles types équivalentes.

Combien de temps nous les conservons

• Demandes qui ne deviennent pas des dossiers : jusqu'à 12 mois, puis supprimées.
• Dossiers clients : pendant la durée du mandat et 6 ans après, afin de pouvoir justifier ce qui a été fait si une affaire est rouverte.
• Registres financiers : 6 ans, comme l'exige le droit fiscal britannique.
• Statistiques du site : 26 mois au maximum.

Vos droits

En vertu du droit britannique de la protection des données, vous avez le droit de :

• savoir quelles données personnelles nous détenons sur vous et en recevoir une copie
• faire rectifier les données inexactes
• faire effacer vos données, en l'absence de raison impérieuse de les conserver
• restreindre notre traitement ou vous y opposer, y compris au profilage
• recevoir vos données dans un format portable
• retirer votre consentement à tout moment, lorsque le consentement est la base que nous invoquons

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à info@northlightreputation.com. Nous répondrons sous un mois. C'est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.

Si vous êtes mécontent de notre traitement de vos données, vous pouvez saisir l'Information Commissioner's Office sur ico.org.uk — nous apprécierions toutefois de pouvoir arranger les choses d'abord.

Sécurité

Nous utilisons des contrôles d'accès, une transmission chiffrée et un stockage chiffré, et nous limitons l'accès aux pièces des dossiers aux personnes qui y travaillent. Aucun système n'est parfaitement sûr, mais nous prenons cela au sérieux et vous informerons rapidement si une violation touche vos données.

Mineurs

Nos services s'adressent aux entreprises. Nous ne collectons sciemment aucune donnée de personnes de moins de 18 ans.

Modifications de cette politique

Si nous modifions cette politique, nous mettrons à jour la date en haut de cette page. Les modifications substantielles touchant l'utilisation de données que vous nous avez déjà confiées vous seront notifiées directement.

Comment nous contacter

Pour toute question sur cette politique, ou pour exercer l'un de vos droits, écrivez-nous à info@northlightreputation.com ou par courrier :

Northlight Reputation Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
Londres WC2H 9JQ
Royaume-Uni

Immatriculée en Angleterre et au Pays de Galles, société numéro 16428871.